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如何写好会议记录:掌握会议纪要的撰写诀窍

会议

会议纪要是对会议议题、议程以及结论的记录

会议纪要是会议中非常重要的文件,其主要功能包括:

  • 为参会者提供会议内容和结论的文字记录。
  • 为提前离席或未出席的参会者提供内容参考。
  • 列出后续各项工作安排并明确牵头负责人。
  • 履行公司治理中的审计要求。

一些可以习得的记录技巧包括:会前筹备好、会上认真听、会后清晰记

记录员通常由会议秘书担任,但多数秘书都缺乏会议记录的正规训练。一种错误的观点是速度为先,即笔记记得越快,纪要就能写得越好。但实际上,会议记录更强调“一边听一边总结”的能力。此外,合格的会议记录员还需要做好筹备、认真听会、清晰准确把握重点事项。

会议记录最核心的技能并不是速记,而是要听懂发言人在讲什么。

如今的会议程序已经比以前少了很多,且多数人认为会议数量过多。管理者也很少会对会议纪要提出要求,他们重视格式而不在意内容。一些公司要求形成正式的会议纪要,另一些公司则只要求有简单的记录即可,但无论哪种,会议记录都是一项可以习得的重要技能。

一场会议可以明确划分为不同的组织阶段

会议分为两种,一种是例会,大部分机构都会定期举行,参会人员固定,比如周销售例会;另一种是为讨论某个具体问题召开的临时会议。后者通常并不需要制式的会议纪要,一般由组织者指派某人做记录即可。而例会一般有清晰的程序,包括会议组织、纪要撰写以及纪要分发等环节。以月例会为例,会议的时间线如下:

  • 会议结束的1天之内——完成会议纪要初稿。
  • 会议结束2-3天内——会议纪要呈交会议主席,审核准确性及内容。
  • 会议结束5天内——已批准的会议纪要分发参会者及其他需要的人。
  • 下次例会召开前8天——收集会议议程,整理拟在会上讨论事项的支持材料及报告。
  • 下次例会召开前7天——起草会议议程并呈交会议主席阅示,主席批准后,将议程及其他相关材料和报告发给参会人员。
  • 下次例会召开前1-2天——与会议主席讨论议程,完成会前准备工作。

会议纪要中要明确,参会人员知晓某项工作已经完成;更重要的是,参会人员要知晓哪些工作没有完成,以及其可能的后果。

会议结束前,参会者要明确下次会议的日期和时间。

通常来说,一场会议的出席人员包括会议主席、记录员、会议成员以及列席人员

根据职责,参会人员可以分为四类:会议主席(领导)、会议秘书(记录员)、会议成员(参会人员)以及其他列席人员。会议开始前,由主席批准参会人员名单和会议议程,并与会议秘书讨论会议详细安排。在会上,主席介绍议题,决定如何达成共识,控制会议进度并与记录员合作。会后,主席会审核纪要,获得反馈,并完成其后续动作。

会议记录员关注的重点之一是哪些内容需要记录,并筛排掉无关的信息。

会议秘书(记录员)通常负责会议的勤务工作,包括预定会议室及茶歇、确定会议日期和时间、通知参会人员、制作和分发会议日程及会议材料等。记录完成后,会议秘书应当整理出会议纪要稿,经主席批阅后分发给参会人员。会议成员的任务是出席会议(或请假告知无法出席),阅读会议议程及材料,做好准备,准时出席。

在启动筹备前,先列出工作清单

会议准备工作要尽早启动,首先列出任务清单,确保没有遗漏;然后预定合适的会议室,预留投影仪、挂图架等可能用到的设施。会议记录要准确记下参会人员的姓名和职位。当收到参会人员无法出席的消息时,核对该人员是否与某项议程关系密切,如该人员是某项议程的关键人物,则考虑将该议程推延至下次会议讨论。

高效的会议应当遵循正式的程序

会议安排要有利于信息和观点的交流以及参会人员的高效探讨,常规的会议安排应该包括:

  • 开场致辞——该部分内容通常不必写入会议纪要。
  • 出席情况——会议纪要中列明缺席人员名单。
  • 利益关系声明”——因利益冲突不得参会的人应当提交利益关系声明,这一点在政府机关尤其重要。
  • 上次会议的纪要——开会前,将上次会议的纪要发给参会人员确认,确保内容没有在会议成员不知情的情况下有所修改。
  • “续议事项”——包括对上次会议讨论事项的跟进及措施等。
  • 信息类事项——主要包括参会人员应当知晓但并不需要讨论的事情。
  • 会议议程——包括会议主要议题以及主要目标等。
  • 其他事项——留出时间给参会人员用于增设临时议题。
  • 下次会议日程——包括下次会议召开的一些具体事项。

开会前确定会议议程,有利于参会者做好充分准备,在会上更好地探讨优先议程

会议议程不但能够使参会人员做好会前准备,在会上对重要议题展开充分探讨,同时也有助于会议主席更好地掌控会议节奏,保障会议有序进行。会议议程主要有三种版本:

  1. “基础版”——基础版是最普通、也是效用最差的一版,标题大同小异,很容易给参会人员造成困惑,导致讨论跑题。
  2. “完整版”——完整版议程会在续议事项后中详细列出下步工作计划。记录员要记录下参会人员是否遵照上次会议的决议采取措施。对于需要参会人员说明具体事项的,要将该参会人员的名字记录在议程里。
  3. “目标版”——目标版议程根据不同目标调整会议重点。目标版议程强调参会者为什么要讨论该议题,而非议题是什么。

会议纪要并不是逐字记录,而是要记下会上产生的重要信息

对于会议记录员来说,最大的挑战是从会上的众说纷纭中筛选出重要的内容。要记录下重要信息,而不是每个人的言语。要做到这一点,先要养成良好的书写习惯,坐姿挺直、工具齐全、纸质要好、全神贯注;要记要点,而不是记句子。

会议纪要的重要作用是留下审计线索,尤其是在公共机构,会议纪要越来越受到重视。

如今,很多人喜欢用笔记本电脑或平板电脑代替手工记录。笔记本电脑的优势在于速度,因为打字比写字要快,而且不必另行誊写。当然,笔记本电脑也有缺点,那就是一旦死机,丢失的文稿便无法恢复。此外,记录员很难对已经敲出的句子加注和修改。在使用电脑记录时,建议提前输入尽可能多的会议内容,这样在会议中就可以专注听重要内容。避免自恃打字速度快而输入过多的无用内容。

会议纪要的立场要中立,客观反映讨论内容,而非讨论的风格或者方式等。

智能笔是一种在特殊纸上书写的电子记录系统,可以与平板电脑和智能手机连接;也可以将记录的内容同步到笔记本电脑或平板电脑上,然后用软件打开,进行文档编辑。但是,智能笔只能识别清晰字迹和常见词语。录音虽然能够一字不落地记下每个人说的每句话,但要尽量避免使用这种方式,因为把内容听写出来的工作量巨大,且录音很容易出现清晰度差的问题。

为了确保准确性,会议纪要的内容应当严格遵照议程顺序

会议纪要要与议程同步,一些记录员习惯在纸质版或电子版的会议议程上记录。要记住,即便参会人员在不同话题间跳跃,会议纪要也要严格按照议程排列。在弄清楚上述流程之后,你可以关注以下几点,以进一步提升熟练度和效率:

  1. 会议结束后,尽早写纪要——使用会议纪要模板,效率更高。
  2. 语言要朴实——会议纪要的风格也在不断变化,目前,多数企业比较喜欢语言平实、句子简短、段落简明的语言风格。
  3. 纪要标题与议程标题保持一致——会议纪要的段落划分和顺序要遵照会议议程。
  4. 文体不必过于正式——会议纪要属于商务文体,因此不能过于随意。如今,多数记录员会记录讨论内容,而不像过去那样仅仅记录会议的下步措施。
  5. 列出参会人员名单——把会议主席的名字写在最上面,其余参会人员名字按首字母顺序排列,然后,在参会人员名字的右侧标明其所在部门或机构。
  6. 列出其他人员姓名——包括因故请假人员名单和未请假缺席人员的名单。
  7. “利益关系声明”——在该部分说明相关情况,并明确委员会是否接受或认为需要修改上次会议纪要。
  8. “委员会事务”——对该部分的事项采用与会议主要议程相同的处理方式。
  9. 上次会议的纪要——确保上次会议的纪要获得参会人员的认可。
  10. 续议事项——对已经委派或完成的工作事项进行确认,同时记下存在哪些考虑。
  11. 更新工作落实进度——说明各工作事项的进展状态,具体状态包括“已完成、办理中或未启动”。
  12. 信息类事务——记录下不需要进行讨论的信息类事务,并列入议程当中。
  13. 纪要的内容与会议议程保持一致——如有需要,可以添加标题或副标题。
  14. 传统的会议纪要使用过去时态——毕竟会议纪要讲述的是已经发生的事情。
  15. 保持风格一致——在陈述不同事项时,要保持一致的文字风格和格式。
  16. 宣布下次会议时间——会议纪要以会议结束为止,确定下次会议的具体日期和时间。

会议结束后,记录员要整理出会议纪要,并经核审后分发给参会人员

最终定稿的纪要应当通俗易懂、格式统一,尽可能每个句子最多不超过18个单词,每一段不超过8句话;避免使用行话和啰嗦的词句,确保语法及标点正确。标题应当按照内容重要性排列,标题为14号字体加粗,正文内容为12号字体,子标题为12号字体加粗。各段内容按顺序标号,标题前加1,子标题前加1.1,子标题下的分段用(a)。

会议纪要是对参会人员对议程达成一致意见的佐证,尽管概率很小,但在未来如若发生纠纷,会议纪要将成为重要的参考依据。

每一家机构都会留存会议纪要,作为对重大决策和职责划分的记录,毕竟,跟进后续行动的落实情况具有重要意义。“行动三角”指的是“哪些具体工作需要完成,何时应当完成,谁负主要责任”。如果能够体现这些重要信息,这样的会议纪要就成为了可信度高、延续性好的专业性档案。

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